Guide de la Réceptionniste · Bold Hotel Suite

Les noms et montants visibles sur les captures sont fictifs.

01Premiers pas

Votre rôle dans Bold Hotel Suite

La Réceptionniste tient le comptoir. Elle enregistre les clients, attribue les chambres, encaisse les paiements et suit chaque séjour jusqu’au départ. Tout ce qu’elle saisit est visible en temps réel par l’Admin Hôtel et le Manager.

Enregistrer une réservation, avec la pièce d’identité du client.
Prolonger un séjour, changer un client de chambre, annuler ou clôturer un séjour.
Encaisser les soldes, y compris ceux des clients partis sans payer.
Mettre une chambre en maintenance et la rendre disponible.
Imprimer les tickets, les reçus et le rapport du jour.

Définir votre code PIN

Quand l’Admin Hôtel crée votre compte, vous recevez un e-mail avec un lien personnel. Ce lien vous permet de choisir votre code PIN : personne d’autre que vous ne le connaîtra, pas même l’administrateur.

1Ouvrez le lien reçu par e-mail. L’écran Définir votre code PIN s’affiche.
2Saisissez un code de huit chiffres dans Nouveau code PIN.
3Saisissez-le une seconde fois dans Confirmez le code PIN.
4Cliquez sur Enregistrer mon code PIN, puis sur Aller à la connexion.

L’écran ouvert par le lien reçu par e-mail.

Se connecter

1Ouvrez l’adresse de Bold Hotel Suite dans votre navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone.
2Saisissez votre Adresse e-mail et votre Code PIN à huit chiffres.
3Cliquez sur Se connecter. Votre tableau de bord s’ouvre.

Le tableau de bord

Le tableau de bord résume votre journée en un coup d’œil. Une phrase vous dit combien de départs sont prévus aujourd’hui et combien de soldes restent à encaisser.

Chambres occupées: Le nombre de chambres occupées sur le total, avec les chambres libres et en maintenance.
Réservations du jour: Les réservations enregistrées depuis minuit, heure de l’hôtel.
Caisse du jour: Ce qui est entré dans la caisse aujourd’hui, monnaie rendue déduite.
Soldes à encaisser: Le total que les clients doivent encore, impayés abandonnés compris.

Champ	Ce qu’il faut savoir
Chambres occupées	Le nombre de chambres occupées sur le total, avec les chambres libres et en maintenance.
Réservations du jour	Les réservations enregistrées depuis minuit, heure de l’hôtel.
Caisse du jour	Ce qui est entré dans la caisse aujourd’hui, monnaie rendue déduite.
Soldes à encaisser	Le total que les clients doivent encore, impayés abandonnés compris.

Nouvelle réservation ouvre le formulaire d’enregistrement d’un client.
Encaisser un solde mène à l’écran Encaissements.
La grille Chambres du jour montre chaque chambre ; cliquez sur une chambre pour ouvrir sa fiche. Les filtres Toutes, Occupées et Libres la réduisent.
La liste Départs du jour indique, pour chaque client qui part, s’il reste un Solde dû ou s’il est Soldé.
Voir le rapport du jour ouvre le bilan de la journée.

02Enregistrer un client

Nouvelle réservation : vue d’ensemble

Une réservation s’enregistre quand le client est devant vous. Le formulaire se déroule en trois étapes : Client, Séjour, Paiement. À droite, le Récapitulatif montre en permanence la chambre, le client et le prix.

Depuis le tableau de bord, la liste des réservations ou les chambres du jour : bouton Nouvelle réservation.
Depuis une chambre libre, dans Chambres du jour : bouton Réserver. La chambre est alors déjà choisie.
Depuis la fiche d’une chambre : bouton Réserver cette chambre.

Étape 1 · Le client

Première étape : l’identité du client et sa pièce.

Nom complet: Le nom tel qu’il figure sur la pièce d’identité. Obligatoire.
Téléphone: Choisissez l’indicatif du pays, puis saisissez le numéro sans l’indicatif. Obligatoire : c’est le moyen de joindre le client.
E-mail (facultatif): Pour lui envoyer son reçu.
Type de document: Carte d’identité, Passeport, Permis de conduire ou Autre document.
Numéro du document: Le numéro inscrit sur la pièce. Obligatoire.
Photo de la pièce: Obligatoire. Prenez-la avec la caméra ou déposez une photo existante.
Selfie du client: Facultatif. Une photo du visage du client.

Champ	Ce qu’il faut savoir
Nom complet	Le nom tel qu’il figure sur la pièce d’identité. Obligatoire.
Téléphone	Choisissez l’indicatif du pays, puis saisissez le numéro sans l’indicatif. Obligatoire : c’est le moyen de joindre le client.
E-mail (facultatif)	Pour lui envoyer son reçu.
Type de document	Carte d’identité, Passeport, Permis de conduire ou Autre document.
Numéro du document	Le numéro inscrit sur la pièce. Obligatoire.
Photo de la pièce	Obligatoire. Prenez-la avec la caméra ou déposez une photo existante.
Selfie du client	Facultatif. Une photo du visage du client.

Pour la photo de la pièce, cliquez sur Prendre une photo : la caméra de l’ordinateur ou du téléphone s’ouvre. Cadrez la pièce, cliquez sur Prendre la photo, vérifiez qu’elle est lisible, puis cliquez sur Utiliser cette photo. Reprendre recommence la prise de vue.

Cliquez sur Continuer. Si un champ obligatoire manque, il est signalé en rouge et l’étape ne change pas.

Étape 2 · Le séjour

Deuxième étape : le type de chambre, le mode, la durée et la chambre.

1Choisissez le Type de chambre.
2Choisissez le Mode du séjour : À l’heure, À la journée, À la nuitée ou Au mois.
3Réglez la Durée avec les boutons − et +, ou saisissez-la.
4Les chambres libres de ce type pour cette durée s’affichent sous Chambre, avec leur prix. Cliquez sur celle que vous attribuez.
5Vérifiez l’Arrivée (maintenant) et la Sortie prévue, puis cliquez sur Continuer.

À l’heure: Durée possible · 1 à 23 heures; À savoir · Pour un passage de quelques heures.
À la journée: Durée possible · 1 à 90 jours; À savoir · Le mode le plus courant.
À la nuitée: Durée possible · 1 nuit; À savoir · Arrivée entre 19 h et 23 h 59, sortie le lendemain à 12 h, quelle que soit l’heure d’arrivée. Une nuitée ne se prolonge pas.
Au mois: Durée possible · 1 à 24 mois; À savoir · Pour les longs séjours.

Mode	Durée possible	À savoir
À l’heure	1 à 23 heures	Pour un passage de quelques heures.
À la journée	1 à 90 jours	Le mode le plus courant.
À la nuitée	1 nuit	Arrivée entre 19 h et 23 h 59, sortie le lendemain à 12 h, quelle que soit l’heure d’arrivée. Une nuitée ne se prolonge pas.
Au mois	1 à 24 mois	Pour les longs séjours.

Étape 3 · Le paiement

Troisième étape : la remise éventuelle et le montant reçu.

Remise: Aucune remise, En pourcentage ou En montant. Une remise ne peut dépasser le tarif de la chambre ni 100 %.
Valeur de la remise: Le pourcentage ou le montant accordé, si vous avez choisi une remise.
Montant reçu du client: La somme que le client vous remet maintenant.

Champ	Ce qu’il faut savoir
Remise	Aucune remise, En pourcentage ou En montant. Une remise ne peut dépasser le tarif de la chambre ni 100 %.
Valeur de la remise	Le pourcentage ou le montant accordé, si vous avez choisi une remise.
Montant reçu du client	La somme que le client vous remet maintenant.

Le Récapitulatif détaille le prix : le séjour (durée × tarif), la remise, chaque taxe de l’hôtel et le Total à payer. Selon le montant reçu, il affiche :

Monnaie à rendre, en vert, si le client a remis plus que le total.
Solde impayé, en rouge, s’il a remis moins. Ce reste pourra être encaissé plus tard par n’importe quelle réceptionniste.

Cliquez sur Valider la réservation. Les photos sont envoyées, puis la réservation est enregistrée.

La confirmation et le ticket

La réservation est enregistrée et porte son numéro.

La fenêtre affiche le numéro de la réservation (par exemple RES-00042), la chambre et la sortie prévue, ainsi que la monnaie à rendre ou le solde impayé.

Imprimer le ticket imprime le reçu sur l’imprimante thermique du comptoir.
Voir la réservation ouvre la fiche du séjour.
Fermer revient à l’écran où vous étiez.

03Suivre un séjour

La liste des réservations

L’écran Réservations liste les séjours de l’hôtel, du plus récent au plus ancien. Chaque ligne donne le client, la durée, la chambre, la sortie prévue, le total et ce qui reste dû.

En cours: Les clients actuellement dans l’hôtel.
Soldes impayés: Les séjours en cours dont une partie reste à payer.
Impayés abandonnés: Les séjours clôturés alors qu’un solde restait dû.
Clôturées: Les séjours terminés.
Annulées: Les réservations annulées.

Onglet	Ce qu’il montre
En cours	Les clients actuellement dans l’hôtel.
Soldes impayés	Les séjours en cours dont une partie reste à payer.
Impayés abandonnés	Les séjours clôturés alors qu’un solde restait dû.
Clôturées	Les séjours terminés.
Annulées	Les réservations annulées.

Le champ de recherche accepte le numéro de réservation, le nom du client ou son téléphone. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche du séjour.

La fiche d’une réservation

La fiche d’un séjour en cours et ses actions.

La fiche réunit tout ce qui concerne un séjour : le Temps restant avant la sortie, en grand, puis les blocs Client, Séjour, Montants, Historique et Reçus. Si la sortie prévue est passée, la fiche l’indique en rouge : Sortie dépassée de.

La barre d’actions en haut de la fiche regroupe ce que vous pouvez faire :

Encaisser le solde, si un reste est dû.
Imprimer le ticket (imprimante thermique) ou Reçu PDF A4.
Prolonger et Changer de chambre, pour un séjour en cours.
Clôturer le séjour quand le client part, ou Annuler la réservation.

Prolonger un séjour

1Dans la fiche de la réservation, cliquez sur Prolonger.
2Indiquez la Durée supplémentaire. La fenêtre affiche le Montant estimé.
3Saisissez le Montant reçu du client.
4Cliquez sur Prolonger. Un message confirme la prolongation et donne la nouvelle sortie prévue.

Changer un client de chambre

1Dans la fiche de la réservation, cliquez sur Changer de chambre.
2Choisissez le Type de chambre, puis la Nouvelle chambre parmi celles qui sont libres.
3Cliquez sur Changer de chambre. Le logiciel affiche l’ajustement de prix.

Encaisser un solde

Un client qui n’a pas tout payé à l’arrivée peut régler son reste à tout moment, auprès de n’importe quelle réceptionniste, même si ce n’est pas elle qui a enregistré le séjour.

1Ouvrez la fiche de la réservation, ou l’écran Encaissements.
2Cliquez sur Encaisser le solde (ou Encaisser sur la ligne du séjour).
3La fenêtre rappelle le reste dû. Saisissez le Montant encaissé.
4Cliquez sur Encaisser, puis imprimez le ticket si le client le demande.

Annuler une réservation

1Dans la fiche de la réservation, cliquez sur Annuler.
2Lisez la politique de l’hôtel rappelée dans la fenêtre.
3Si la politique prévoit une déduction, saisissez le Montant remis au client.
4Cliquez sur Confirmer l’annulation.

L’annulation, avec la politique de l’hôtel.

Remboursement total: Le client récupère tout ce qu’il a payé. Vous n’avez rien à saisir.
Remboursement avec déduction: Vous indiquez le montant remis au client ; la différence reste acquise à l’hôtel et apparaît dans les rapports.

Politique de l’hôtel	Ce qui se passe
Remboursement total	Le client récupère tout ce qu’il a payé. Vous n’avez rien à saisir.
Remboursement avec déduction	Vous indiquez le montant remis au client ; la différence reste acquise à l’hôtel et apparaît dans les rapports.

Clôturer un séjour

Quand le client quitte l’hôtel, clôturez son séjour : la réservation passe à l’état Clôturée et la chambre redevient libre.

1Dans la fiche de la réservation, cliquez sur Clôturer le séjour.
2Si un solde reste impayé, la fenêtre vous le rappelle : encaissez-le d’abord si le client peut payer.
3Cliquez sur Clôturer.

04Les chambres

Les chambres du jour

L’écran Chambres du jour montre l’état de chaque chambre et, pour les chambres occupées, le client et le temps restant avant sa sortie.

L’état des chambres et les départs à venir.

Libre: La chambre peut être attribuée. Le bouton Réserver ouvre une réservation sur cette chambre.
Occupée: Un client y séjourne ; la carte indique Sortie dans suivi du temps restant.
Départ proche: La sortie prévue est dans moins de trois heures.
Sortie dépassée: L’heure de sortie est passée : prolongez le séjour ou clôturez-le.
Maintenance: La chambre est indisponible, avec son motif.

État	Signification
Libre	La chambre peut être attribuée. Le bouton Réserver ouvre une réservation sur cette chambre.
Occupée	Un client y séjourne ; la carte indique Sortie dans suivi du temps restant.
Départ proche	La sortie prévue est dans moins de trois heures.
Sortie dépassée	L’heure de sortie est passée : prolongez le séjour ou clôturez-le.
Maintenance	La chambre est indisponible, avec son motif.

La colonne Départs à venir classe les séjours en cours par heure de sortie. Cliquez sur une carte pour ouvrir la fiche de la chambre, ou sur un départ pour ouvrir la réservation.

Mettre une chambre en maintenance

1Dans Chambres du jour, sur la carte d’une chambre libre, cliquez sur Mettre en maintenance.
2Indiquez le Motif, par exemple « climatisation en panne ».
3Cliquez sur Confirmer. La chambre n’est plus proposée à la réservation.
4Une fois la chambre réparée, cliquez sur Rendre disponible.

La fiche d’une chambre

La fiche d’une chambre retrace sa vie : le séjour en cours, l’Historique des séjours et les Mouvements de caisse qui la concernent. En haut, les Totaux de la chambre donnent le nombre de séjours, l’encaissé et les soldes en cours.

Les filtres Tous, Avec solde et Annulés réduisent l’historique.
Réserver cette chambre ouvre une réservation sur cette chambre, si elle est libre.
Imprimer la fiche produit une version papier ou PDF.

05La caisse et la fin de journée

Les encaissements

L’écran Encaissements liste les séjours en cours qui ont un solde, avec le téléphone du client et le montant dû. En haut, deux totaux : les Soldes des séjours en cours et les Impayés abandonnés. C’est l’écran à ouvrir quand un client vient régler son reste au comptoir.

Cliquez sur Encaisser sur la ligne du séjour, puis suivez les étapes décrites dans « Encaisser un solde ».

Les impayés abandonnés

Un impayé abandonné est un séjour clôturé alors qu’un solde restait dû. L’écran Impayés abandonnés les regroupe, avec le Total à recouvrer, le nombre de Dossiers ouverts et le plus ancien.

1Relancez le client avec le téléphone enregistré sur sa réservation.
2Quand il paie, cliquez sur Encaisser sur la ligne de son séjour.
3Saisissez le montant reçu et validez.

Le rapport du jour

Le Rapport du jour fait le bilan de la réception depuis minuit. Consultez-le avant de passer la main à la collègue suivante ou de remettre la caisse.

Encaissé, net: Les entrées, moins la monnaie rendue et les remboursements : ce que la caisse doit contenir.
Montant des réservations: Le total dû pour les réservations du jour, avec leur nombre.
Soldes impayés créés: Ce que les clients du jour n’ont pas encore payé.
Prolongations, Annulations: Le nombre de séjours prolongés et annulés dans la journée.
Impayés abandonnés recouvrés: Les dettes anciennes réglées aujourd’hui, comprises dans l’encaissé.

Champ	Ce qu’il faut savoir
Encaissé, net	Les entrées, moins la monnaie rendue et les remboursements : ce que la caisse doit contenir.
Montant des réservations	Le total dû pour les réservations du jour, avec leur nombre.
Soldes impayés créés	Ce que les clients du jour n’ont pas encore payé.
Prolongations, Annulations	Le nombre de séjours prolongés et annulés dans la journée.
Impayés abandonnés recouvrés	Les dettes anciennes réglées aujourd’hui, comprises dans l’encaissé.

Le Journal de caisse liste chaque mouvement de la journée, du plus ancien au plus récent : l’heure, le mouvement, le séjour, l’agent, le montant remis, le montant rendu et le net.

06Votre compte

Changer votre code PIN

1Ouvrez le menu de votre compte, en haut à droite, puis cliquez sur Changer mon code PIN.
2Saisissez votre Code PIN actuel.
3Saisissez le Nouveau code PIN, puis répétez-le dans Confirmer le nouveau code PIN.
4Cliquez sur Changer le code PIN.

Questions fréquentes

Le client a payé plus que le total.: Le récapitulatif affiche la Monnaie à rendre : rendez-la, elle est enregistrée dans la caisse.
Le client ne peut pas tout payer à l’arrivée.: Saisissez ce qu’il remet : le reste devient un Solde impayé, encaissable plus tard.
Le client veut rester plus longtemps.: Ouvrez sa réservation et cliquez sur Prolonger, avant l’heure de sortie.
La chambre ne convient pas au client.: Utilisez Changer de chambre : le numéro de réservation reste le même.
Le client est parti sans payer son reste.: Clôturez le séjour : la dette passe dans Impayés abandonnés.
Aucune chambre n’est proposée.: Aucune chambre de ce type n’est libre pour cette durée : changez de type ou de durée.
La connexion est refusée sur un nouvel appareil.: Votre compte est déjà utilisé sur deux appareils : demandez à l’Admin Hôtel d’en libérer un.
Un tarif ou une taxe semble faux.: Prévenez l’Admin Hôtel : c’est lui qui règle les tarifs et les taxes.

Situation	Que faire
Le client a payé plus que le total.	Le récapitulatif affiche la Monnaie à rendre : rendez-la, elle est enregistrée dans la caisse.
Le client ne peut pas tout payer à l’arrivée.	Saisissez ce qu’il remet : le reste devient un Solde impayé, encaissable plus tard.
Le client veut rester plus longtemps.	Ouvrez sa réservation et cliquez sur Prolonger, avant l’heure de sortie.
La chambre ne convient pas au client.	Utilisez Changer de chambre : le numéro de réservation reste le même.
Le client est parti sans payer son reste.	Clôturez le séjour : la dette passe dans Impayés abandonnés.
Aucune chambre n’est proposée.	Aucune chambre de ce type n’est libre pour cette durée : changez de type ou de durée.
La connexion est refusée sur un nouvel appareil.	Votre compte est déjà utilisé sur deux appareils : demandez à l’Admin Hôtel d’en libérer un.
Un tarif ou une taxe semble faux.	Prévenez l’Admin Hôtel : c’est lui qui règle les tarifs et les taxes.

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