Guide du Manager · Bold Hotel Suite

01Premiers pas

Votre rôle dans Bold Hotel Suite

Le Manager supervise. Il voit en temps réel ce que fait la réception et ce qui se passe au poste de garde, et il intervient sur deux points : l’état des chambres et le planning des équipes de dépannage. Le reste, il le consulte.

Suivre l’activité du jour : occupation, réservations, encaissements, soldes en cours.
Mettre une chambre en maintenance, avec son motif, puis la rendre disponible.
Planifier, modifier ou annuler les équipes de dépannage attendues par l’Agent de Sécurité.
Vérifier qui est en poste grâce au calendrier de service.
Lire le rapport du jour, la synthèse de sécurité, et préparer des exports PDF ou Excel.
Relire le journal des réservations et de la sécurité.

Définir votre code PIN

Quand l’Admin Hôtel crée votre compte, vous recevez un e-mail avec un lien personnel. Ce lien vous permet de choisir votre code PIN : personne d’autre que vous ne le connaîtra, pas même l’administrateur.

1Ouvrez le lien reçu par e-mail. L’écran Définir votre code PIN s’affiche.
2Saisissez un code de huit chiffres dans Nouveau code PIN.
3Saisissez-le une seconde fois dans Confirmez le code PIN.
4Cliquez sur Enregistrer mon code PIN, puis sur Aller à la connexion.

L’écran ouvert par le lien reçu par e-mail.

Se connecter

1Ouvrez l’adresse de Bold Hotel Suite dans votre navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone.
2Saisissez votre Adresse e-mail et votre Code PIN à huit chiffres.
3Cliquez sur Se connecter. La Vue d’ensemble s’ouvre.

La vue d’ensemble

La Vue d’ensemble est votre premier écran. Elle rassemble l’activité du jour, ce qui se passe sur le site et ce qui demande votre attention. L’heure des données est rappelée en haut à droite ; Actualiser les recharge.

Occupation: La part des chambres occupées, avec leur nombre sur le total des chambres.
Réservations du jour: Les réservations enregistrées aujourd’hui, et le nombre de prolongations.
Encaissé aujourd’hui: Ce qui est entré dans la caisse aujourd’hui, avec le nombre d’encaissements.
Soldes en cours: Ce que les clients des séjours ouverts doivent encore, et le nombre de séjours concernés.

Champ	Ce qu’il faut savoir
Occupation	La part des chambres occupées, avec leur nombre sur le total des chambres.
Réservations du jour	Les réservations enregistrées aujourd’hui, et le nombre de prolongations.
Encaissé aujourd’hui	Ce qui est entré dans la caisse aujourd’hui, avec le nombre d’encaissements.
Soldes en cours	Ce que les clients des séjours ouverts doivent encore, et le nombre de séjours concernés.

Recettes des chambres trace les recettes jour par jour, sur 7 jours, 14 jours ou 30 jours. Le meilleur jour ressort en vert foncé.
Sur le site maintenant compte les véhicules, les visiteurs et les équipes de dépannage encore présents, d’après le poste de garde. Dessous, les Équipes de dépannage du jour et leur statut ; Voir le planning des équipes ouvre leur écran.
Départs prévus avant minuit et dépassés liste les clients qui doivent partir aujourd’hui, avec leur solde. Un départ dont l’heure est passée porte la mention Dépassé. Cliquez sur un client pour ouvrir sa réservation.
À surveiller signale les impayés abandonnés que l’Admin Hôtel doit recouvrer, les chambres en maintenance avec leur motif, et qui est En poste en ce moment.

02Les chambres

L’état des chambres

L’écran Chambres montre chaque chambre, regroupée par catégorie, avec son état : Occupée, Libre ou En maintenance. Les onglets Toutes, Occupées, Libres et En maintenance filtrent le plan, avec le nombre de chambres dans chaque état.

Cliquez sur une chambre : le panneau Chambre sélectionnée affiche sa capacité, son Tarif nuitée et, selon son état, le motif de la maintenance ou le client présent avec son Départ prévu.

Voir la fiche de la chambre ouvre sa fiche complète.
Pour une chambre occupée, Voir le séjour en cours ouvre la réservation du client.
Planifier une équipe de dépannage ouvre le formulaire de planification sans quitter l’écran.

Mettre une chambre en maintenance

Une chambre en maintenance n’est plus proposée à la réception, jusqu’à ce qu’elle soit rendue disponible.

1Cliquez sur une chambre libre dans le plan.
2Sous Changer l’état, choisissez En maintenance.
3Indiquez le Motif, par exemple « Fuite d’eau dans la salle de bain ».
4Cliquez sur Enregistrer. Un message confirme que la chambre est mise en maintenance.

La chambre 103 mise en maintenance, avec son motif.

Rendre une chambre disponible

1Ouvrez l’onglet En maintenance et cliquez sur la chambre.
2Sous Changer l’état, choisissez Disponible.
3Cliquez sur Enregistrer. La chambre est de nouveau proposée à la réception.

03Les réservations

La liste des réservations

L’écran Réservations est en lecture seule : la réception enregistre, vous supervisez. Le tableau montre, pour chaque séjour, le client, la chambre, la durée, le départ prévu, le total et le solde.

Les réservations en cours, triées par départ prévu.

Les filtres En cours, Soldes impayés, Impayés abandonnés, Clôturées et Annulées changent la liste. Les séjours en cours sont triés par départ prévu, les autres du plus récent au plus ancien.
La recherche accepte un nom de client, un numéro de chambre, un numéro de réservation (RES-…) ou un téléphone.
Un solde réglé est marqué Réglé ; un solde dû apparaît en rouge.
Cliquez sur une ligne : le détail s’affiche sous le tableau (Arrivée, Départ prévu, Total dû, Encaissé, Solde, Téléphone).

La fiche d’une réservation

Ouvrir la fiche complète affiche la réservation entière : le client, le séjour avec le temps restant, les montants, l’Historique des opérations (enregistrement, prolongation, changement de chambre…) et les Reçus émis.

04Les équipes de dépannage

Le planning des équipes

Les entreprises extérieures (électricité, plomberie, climatisation, informatique et réseau…) sont planifiées par vous. Le jour prévu, l’Agent de Sécurité les voit sur son écran : il vérifie l’identité du responsable, puis pointe l’arrivée et le départ.

À venir: Les équipes planifiées pour aujourd’hui ou plus tard.
Sur place: Les équipes arrivées et pas encore reparties.
Terminées ce mois: Les interventions terminées depuis le début du mois.
Durée moyenne: Le temps moyen passé sur place par les interventions terminées ce mois.

Champ	Ce qu’il faut savoir
À venir	Les équipes planifiées pour aujourd’hui ou plus tard.
Sur place	Les équipes arrivées et pas encore reparties.
Terminées ce mois	Les interventions terminées depuis le début du mois.
Durée moyenne	Le temps moyen passé sur place par les interventions terminées ce mois.

Chaque équipe a un statut : Planifiée, Sur place, Terminée ou Annulée. La colonne Actions donne l’heure d’arrivée d’une équipe sur place, et les heures d’arrivée et de départ, avec la durée, d’une équipe terminée. La recherche porte sur l’entreprise ou le responsable.

Planifier une équipe

1Cliquez sur Planifier une équipe, depuis cet écran ou la vue d’ensemble.
2Remplissez le formulaire (voir les champs ci-dessous). À droite, Ce que verra l’Agent de Sécurité se met à jour pendant la saisie.
3Cliquez sur Planifier l’équipe. Un message confirme la planification avec son numéro (TEC-…).

Le formulaire de planification et l’aperçu de l’Agent de Sécurité.

Entreprise: Le nom de l’entreprise qui intervient.
Type d’intervention: Électricité, plomberie, climatisation, informatique et réseau, ou autres.
Date de l’intervention: Aujourd’hui ou une date à venir.
Responsable sur place: Le nom de la personne qui dirige l’équipe : l’Agent de Sécurité le vérifiera sur sa pièce d’identité.
Téléphone du responsable: L’indicatif du pays, puis le numéro (de 6 à 16 chiffres).

Champ	Ce qu’il faut savoir
Entreprise	Le nom de l’entreprise qui intervient.
Type d’intervention	Électricité, plomberie, climatisation, informatique et réseau, ou autres.
Date de l’intervention	Aujourd’hui ou une date à venir.
Responsable sur place	Le nom de la personne qui dirige l’équipe : l’Agent de Sécurité le vérifiera sur sa pièce d’identité.
Téléphone du responsable	L’indicatif du pays, puis le numéro (de 6 à 16 chiffres).

Modifier ou annuler une équipe

Une équipe Planifiée dont la date n’est pas passée affiche Modifier et Annuler dans la colonne Actions.

Modifier rouvre le formulaire, prérempli. Corrigez puis cliquez sur Enregistrer les modifications.
Annuler demande une confirmation. Annuler l’équipe la retire de l’écran de l’Agent de Sécurité ; Garder l’équipe ferme la fenêtre sans rien changer.

La confirmation avant d’annuler une équipe.

L’historique des interventions

La vue Historique montre les interventions des trois derniers mois et les équipes annulées. Une équipe planifiée qui n’est jamais venue y porte la mention Ne s’est pas présentée.

L’historique, avec les heures et la durée de chaque intervention.

05L’équipe et les rapports

Le calendrier de service

Le Calendrier de service vous dit qui doit être en poste, pour vérifier les présences. Les créneaux sont fixés par l’Admin Hôtel ; vous les consultez.

Qui est en poste maintenant, et la semaine type.

En poste maintenant liste les membres dont le créneau couvre l’heure actuelle, avec leur rôle et leurs horaires. L’heure se met à jour toute seule.
La ligne Relève à … annonce le prochain membre qui prend son poste.
La Semaine type montre les créneaux de chacun, du lundi au dimanche. Un service de nuit, en vert foncé, finit le lendemain ; un jour sans créneau est marqué Repos.

Le rapport du jour

L’écran Rapports s’ouvre sur le Rapport du jour : le bilan d’une journée de l’hôtel, de 00:00 à 23:59, dans son fuseau horaire. Choisissez une autre date dans Journée pour revoir un jour passé.

Réservations enregistrées: Les réservations faites ce jour-là.
Encaissé: Le total encaissé, avec le nombre de mouvements de caisse.
Impayé créé: Ce qui est resté dû sur les séjours de la journée.
Impayés recouvrés: Les dettes abandonnées encaissées ce jour-là.

Champ	Ce qu’il faut savoir
Réservations enregistrées	Les réservations faites ce jour-là.
Encaissé	Le total encaissé, avec le nombre de mouvements de caisse.
Impayé créé	Ce qui est resté dû sur les séjours de la journée.
Impayés recouvrés	Les dettes abandonnées encaissées ce jour-là.

Le tableau Mouvements de caisse donne l’heure, la réservation, le motif (validation, prolongation, solde…), la personne qui a encaissé et le montant. La Synthèse ajoute le dû des réservations ouvertes, les prolongations et les annulations.

La synthèse de sécurité

L’onglet Sécurité résume l’activité du poste de garde Aujourd’hui, sur 7 jours ou sur Ce mois : véhicules entrés, visiteurs reçus (avec ceux encore présents), interventions terminées et équipes attendues.

Les exports PDF et Excel

1Ouvrez l’onglet Exports PDF et Excel.
2Choisissez le Rapport : Financier, Occupation, Impayés ou Sécurité.
3Indiquez la période dans Du et Au (inclus), ou utilisez un raccourci : Mois dernier, Ce mois-ci, Cette année.
4Choisissez le format, PDF pour imprimer ou Excel pour retravailler les chiffres.
5Cliquez sur Préparer l’export. Il apparaît dans Exports récents ; cliquez sur Télécharger dès qu’il est prêt.

Un nouvel export et la liste des exports récents.

Le journal d’activité

Le Journal d’activité dit qui a fait quoi, et quand, dans les domaines que vous supervisez : Réservations, Sécurité et Criminal Case. Une trace ne se modifie ni ne se supprime.

Filtrez par domaine (Tous ou l’un des trois), et par période : 24 heures, 7 jours ou 30 jours.
Chaque ligne donne la date, l’action, son auteur et l’objet concerné (réservation, véhicule, visiteur, équipe…).
Afficher plus charge les actions plus anciennes de la période.

06Votre compte et l’hôtel

Donner l’avis de l’hôtel

L’écran Notre avis permet de donner l’avis de votre hôtel sur Bold Hotel Suite. Une fois relu par Bold Redhok, il peut paraître sur le site public, avec le nom et la ville de l’hôtel, mais sans votre nom.

1Choisissez Votre note, de une à cinq étoiles.
2Écrivez Votre message, en 200 caractères au plus.
3Indiquez Votre fonction, affichée sous l’avis.
4Vérifiez l’Aperçu sur le site, puis cliquez sur Envoyer mon avis.

Le module Restaurant

L’entrée Restaurant annonce un module en préparation : la carte et ses prix, les commandes en salle et en chambre, les consommations ajoutées à la note du séjour, et les recettes du restaurant dans les rapports. Il s’ouvrira dans votre espace dès qu’il sera prêt, sans rien à installer.

Changer votre code PIN

1Ouvrez le menu de votre compte, en haut à droite, puis cliquez sur Changer mon code PIN.
2Saisissez votre Code PIN actuel.
3Saisissez le Nouveau code PIN, puis répétez-le dans Confirmer le nouveau code PIN.
4Cliquez sur Changer le code PIN.

Questions fréquentes

Une chambre occupée doit être réparée.: Attendez que la réception clôture le séjour, ou demandez-lui de changer le client de chambre ; mettez ensuite la chambre en maintenance.
Le bouton Enregistrer reste grisé.: Pour une mise en maintenance, le Motif est obligatoire ; sinon, l’état choisi est déjà celui de la chambre.
Une équipe ne peut plus être modifiée.: Elle est arrivée, ou sa date est passée : ses informations sont figées.
L’agent ne voit pas une équipe.: Une équipe n’apparaît sur son écran que le jour prévu. Vérifiez la date, et qu’elle n’a pas été annulée.
Un séjour contient une erreur.: Les corrections se font au comptoir : prévenez la Réceptionniste.
Un tarif, une chambre ou un créneau de service est faux.: Prévenez l’Admin Hôtel : c’est lui qui les règle.
La connexion est refusée sur un nouvel appareil.: Votre compte est déjà utilisé sur deux appareils : demandez à l’Admin Hôtel d’en libérer un.

Situation	Que faire
Une chambre occupée doit être réparée.	Attendez que la réception clôture le séjour, ou demandez-lui de changer le client de chambre ; mettez ensuite la chambre en maintenance.
Le bouton Enregistrer reste grisé.	Pour une mise en maintenance, le Motif est obligatoire ; sinon, l’état choisi est déjà celui de la chambre.
Une équipe ne peut plus être modifiée.	Elle est arrivée, ou sa date est passée : ses informations sont figées.
L’agent ne voit pas une équipe.	Une équipe n’apparaît sur son écran que le jour prévu. Vérifiez la date, et qu’elle n’a pas été annulée.
Un séjour contient une erreur.	Les corrections se font au comptoir : prévenez la Réceptionniste.
Un tarif, une chambre ou un créneau de service est faux.	Prévenez l’Admin Hôtel : c’est lui qui les règle.
La connexion est refusée sur un nouvel appareil.	Votre compte est déjà utilisé sur deux appareils : demandez à l’Admin Hôtel d’en libérer un.