Guide de l’Admin Hôtel

Votre rôle dans Bold Hotel Suite

L’Admin Hôtel administre l’établissement. Il règle tout ce que les autres appliquent : les comptes de l’équipe, les chambres et leurs tarifs, les taxes, la politique d’annulation et les créneaux de service. Il suit l’activité, recouvre les impayés abandonnés et prépare les rapports.

• Tenir à jour le profil de l’hôtel : coordonnées, localisation, commissariat le plus proche, devise de vente.
• Créer les comptes du Manager, des réceptionnistes et des agents de sécurité, et gérer leurs appareils.
• Créer les chambres, fixer leurs quatre tarifs, retirer une chambre qui n’existe plus.
• Régler les taxes et la politique d’annulation.
• Fixer les créneaux du calendrier de service.
• Encaisser les impayés abandonnés, préparer les exports et relire le journal d’activité.

Définir votre code PIN

À la création de votre compte, vous recevez un e-mail avec un lien personnel. Ce lien vous permet de choisir votre code PIN : personne d’autre que vous ne le connaîtra.

1. 1Ouvrez le lien reçu par e-mail. L’écran Définir votre code PIN s’affiche.
2. 2Saisissez un code de huit chiffres dans Nouveau code PIN.
3. 3Saisissez-le une seconde fois dans Confirmez le code PIN.
4. 4Cliquez sur Enregistrer mon code PIN, puis sur Aller à la connexion.

L’écran ouvert par le lien reçu par e-mail.

Se connecter

1. 1Ouvrez l’adresse de Bold Hotel Suite dans votre navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone.
2. 2Saisissez votre Adresse e-mail et votre Code PIN à huit chiffres.
3. 3Cliquez sur Se connecter. Votre Tableau de bord s’ouvre.

L’écran de connexion.

Le tableau de bord

Le Tableau de bord résume l’activité de l’hôtel sur la période choisie (7 jours, 30 jours ou Ce mois-ci) et donne accès à la configuration. En haut, Chambres et tarifs et Impayés abandonnés mènent directement à ces écrans.

Le tableau de bord de l’Admin Hôtel.

Recettes des chambres

Les recettes de la période, après remise et hors taxes.

Réservations

Les séjours enregistrés sur la période.

Remises accordées

Le total des remises, avec en dessous les taxes collectées.

Impayés

Le solde dû au dernier jour de la période.

• Recettes par jour trace les recettes jour par jour. Survolez une barre pour lire le détail du jour ; le meilleur jour est signalé sous le graphique.
• Le cadre Abonnement rappelle la formule de l’hôtel et sa date d’échéance.
• Configuration de l’hôtel donne accès à Équipe, Chambres et tarifs, Taxes et annulation et Profil de l’hôtel.

Le profil de l’hôtel

Le Profil de l’hôtel contient les informations imprimées sur les reçus et transmises aux forces de l’ordre en cas d’alerte. La Référence de l’hôtel, son Pays et son Fuseau horaire sont fixés à l’ouverture et ne se modifient pas ici.

Le profil de l’hôtel.

Nom de l’établissement

Le nom affiché dans le logiciel et sur les reçus.

Immatriculation

Facultatif : le numéro d’enregistrement de l’entreprise.

Téléphone de la réception

Cité dans le SMS d’alerte envoyé au client.

Téléphone principal, E-mail principal

Imprimés sur les reçus. Un second téléphone et un second e-mail sont facultatifs.

Ville, Commune, Quartier, Adresse

La localisation de l’hôtel. La commune détermine les postes de police et de gendarmerie proposés.

Commissariat le plus proche

Obligatoire : il est prévenu en cas d’alerte.

Gendarmerie la plus proche

Facultatif.

Devise de vente

La devise des tarifs, des reçus et des rapports.

1. 1Modifiez les champs voulus.
2. 2Cliquez sur Enregistrer le profil. Annuler les modifications remet les valeurs enregistrées.

L’équipe et ses comptes

L’écran Équipe liste tous les comptes de l’hôtel, avec leur rôle et leur état : Actif, PIN à définir (le membre n’a pas encore utilisé son lien) ou Désactivé. Les onglets filtrent par rôle ; la recherche porte sur le nom ou l’e-mail.

La liste de l’équipe et la fiche d’un membre.

Cliquez sur un membre : sa fiche s’affiche à droite, avec son e-mail, son état, la date de création du compte et ses appareils (deux au plus).

• Libérer retire un appareil enregistré et ferme ses sessions : le membre pourra se connecter sur un nouvel appareil.
• Envoyer un lien pour redéfinir le PIN envoie un nouveau lien au membre, par exemple s’il a oublié son code.
• Désactiver le compte ferme aussitôt toutes ses sessions ; il ne peut plus se connecter. Son historique reste consultable, et Réactiver le compte le rétablit.

Ajouter un membre

1. 1Cliquez sur Ajouter un membre.
2. 2Saisissez son Nom complet et son E-mail : le lien de première connexion part à cette adresse.
3. 3Choisissez son Rôle : Manager, Réceptionniste ou Agent de Sécurité.
4. 4Cliquez sur Créer le compte. Le membre apparaît avec l’état PIN à définir jusqu’à ce qu’il choisisse son code.

La création d’un compte.

Les chambres et leurs tarifs

L’écran Chambres et tarifs liste les chambres avec leur type, leur capacité, leurs quatre tarifs (Heure, Journée, Nuitée, Mois) dans la devise de vente, et leur état.

Les chambres et leurs tarifs.

1. 1Cliquez sur Ajouter une chambre, ou sur le crayon d’une chambre pour la modifier.
2. 2Renseignez le Nom ou numéro, le Type, la Capacité (personnes) (de 1 à 20) et une Description.
3. 3Saisissez les quatre Tarifs.
4. 4Cliquez sur Créer la chambre ou sur Enregistrer.

La modification d’une chambre et de ses tarifs.

Retirer une chambre

Une chambre qui n’existe plus (transformée en bureau, fermée pour travaux de longue durée) se retire au lieu de se supprimer : elle reste dans la liste, avec son historique de séjours.

1. 1Ouvrez la chambre avec son crayon, puis cliquez sur Retirer la chambre.
2. 2Indiquez le Motif du retrait, par exemple « Chambre transformée en bureau ».
3. 3Confirmez avec Retirer la chambre. Elle passe en maintenance et n’est plus proposée à la réservation.

Le retrait d’une chambre, avec son motif.

Les taxes

L’écran Taxes et annulation fixe les règles que la réception applique sans pouvoir les modifier. Les taxes sont appliquées après remise et se cumulent entre elles.

Les taxes et la politique d’annulation.

1. 1Cliquez sur Ajouter une taxe, ou sur Modifier à côté d’une taxe existante.
2. 2Saisissez son Nom (par exemple TVA, taxe de séjour) et son Taux (%), entre 0 et 100, deux décimales au plus.
3. 3Cliquez sur Enregistrer.

L’ajout d’une taxe.

La politique d’annulation

La Politique d’annulation dit ce que l’hôtel rend au client quand un séjour payé est annulé.

Remboursement intégral

Le client récupère tout ce qu’il a payé.

Retenue partielle

La réceptionniste saisit le montant rendu au client ; la différence est comptée comme recette de l’hôtel.

1. 1Choisissez l’une des deux politiques.
2. 2Cliquez sur Enregistrer la politique.

Le calendrier de service

Le Calendrier de service fixe qui est en poste, chaque jour de la semaine. Le Manager le consulte pour vérifier les présences. Chaque membre a un créneau par jour, ou un jour de Repos.

1. 1Cliquez sur la case d’un membre, pour un jour donné.
2. 2Dans le panneau de droite, réglez le Début et la Fin du créneau.
3. 3Cliquez sur Enregistrer le créneau pour ce jour seulement, ou sur Appliquer à toute la semaine pour les sept jours.
4. 4Mettre en repos ce jour-là retire le créneau de ce jour.

La semaine de l’équipe et le créneau du samedi de Grace Yeboah.

Les impayés abandonnés

Un impayé abandonné est un séjour clôturé alors qu’un solde restait dû. La dette ne disparaît pas : elle reste sur l’écran Impayés abandonnés jusqu’à ce qu’elle soit encaissée, par vous ou par la réception.

Les impayés abandonnés, avec le téléphone de chaque client.

En haut, le Total à recouvrer, le nombre de Dossiers ouverts et le Plus ancien. Chaque ligne donne la chambre, le client, la réservation, la date de clôture, son téléphone pour le relancer, ce qu’il a payé et ce qu’il doit encore.

1. 1Relancez le client par téléphone.
2. 2Quand il paie, cliquez sur Encaisser sur sa ligne.
3. 3Saisissez le Montant encaissé : tout ou partie du reste dû.
4. 4Cliquez sur Encaisser. Le dossier se ferme quand la dette est soldée.

L’encaissement d’une partie d’un impayé abandonné.

Les rapports et exports

1. 1Ouvrez Rapports.
2. 2Choisissez le Rapport : Financier, Occupation, Impayés ou Sécurité.
3. 3Indiquez la période dans Du et Au (inclus), ou utilisez un raccourci : Mois dernier, Ce mois-ci, Cette année.
4. 4Choisissez le format, PDF pour imprimer ou Excel pour retravailler les chiffres.
5. 5Cliquez sur Préparer l’export. Il apparaît dans Exports récents ; cliquez sur Télécharger dès qu’il est prêt.

Un nouvel export et un export financier prêt à télécharger.

Le journal d’activité

Le Journal d’activité dit qui a fait quoi, et quand. Chaque action de l’équipe et de la plateforme sur votre hôtel y est consignée : connexions, comptes, réservations, encaissements, chambres, taxes, sécurité, exports… Une trace ne se modifie ni ne se supprime.

Le journal d’activité de l’hôtel.

• Filtrez par Domaine (Tous les domaines par défaut) et par période : 24 heures, 7 jours ou 30 jours.
• Chaque ligne donne la date, l’action, son auteur et l’objet concerné.
• Afficher plus charge les actions plus anciennes de la période.

Donner l’avis de l’hôtel

L’écran Notre avis permet de donner l’avis de votre hôtel sur Bold Hotel Suite. Une fois relu par Bold Redhok, il peut paraître sur le site public, avec le nom et la ville de l’hôtel, mais sans votre nom.

1. 1Choisissez Votre note, de une à cinq étoiles.
2. 2Écrivez Votre message, en 200 caractères au plus.
3. 3Indiquez Votre fonction, affichée sous l’avis.
4. 4Vérifiez l’Aperçu sur le site, puis cliquez sur Envoyer mon avis.

L’avis de l’hôtel et son aperçu.

Le module Restaurant

L’entrée Restaurant annonce un module en préparation : la carte et ses prix, les commandes en salle et en chambre, les consommations ajoutées à la note du séjour, et les recettes du restaurant dans les rapports. Il s’ouvrira dans votre espace dès qu’il sera prêt, sans rien à installer.

Changer votre code PIN

1. 1Ouvrez le menu de votre compte, en haut à droite, puis cliquez sur Changer mon code PIN.
2. 2Saisissez votre Code PIN actuel.
3. 3Saisissez le Nouveau code PIN, puis répétez-le dans Confirmer le nouveau code PIN.
4. 4Cliquez sur Changer le code PIN.

Le changement du code PIN.

Questions fréquentes

Un membre ne peut pas se connecter sur un nouvel appareil.

Ses deux appareils sont déjà enregistrés : ouvrez sa fiche dans Équipe et cliquez sur Libérer à côté de l’appareil qu’il n’utilise plus.

Un membre a oublié son code PIN.

Dans sa fiche, cliquez sur Envoyer un lien pour redéfinir le PIN.

Un membre quitte l’hôtel.

Cliquez sur Désactiver le compte : ses sessions se ferment sur-le-champ, son historique reste.

Un prix change.

Modifiez la chambre dans Chambres et tarifs : le nouveau prix vaut pour les séjours à venir.

Une chambre est en panne quelques jours.

Ne la retirez pas : le Manager ou la réception la met en maintenance, puis la rend disponible.

Une question sur l’abonnement ou un paiement.

Contactez Bold Redhok.